CRM szoftver szakszerű bevezetése
Kollégáink nagy informatikai és ezáltal nagy CRM rendszerekkel dolgoznak többm mint 25 éve. Valójában a világ legnagyobb rendszerének az SAP R/3, SAP ECC és SAP S/4HANA rendszerének a CRM/CX moduljával.
Az adott kisebb, akár nem multinacionális vállalat sikeres értékesítési folyamatinak feltárására és adaptálására a Pipedrive CRM rendszerbe egy igen hatékony rendszert alakítottunk ki, amelynek a részleteiről azért nem beszélhetünk, mert azok vállalati titkot képeznek.
Más CRM szoftver beállításával foglalkozó vállalkozások jellemzően alulról jönnek, így folyamatosan a vevőiktől tanulnak és mindig meglepődnek.
Kérésre tanácsot is adunk, kéretlenül azonban nem, mert mi ebben a feladatkörben CRM szoftver bevezetését végezzük, és vállalati sikeres értékesítési folyamatok adaptálása a munkánk a 2026-ban a világ legjobb értékesítéstámogató CRM rendszerének választott szoftverébe kódolva a sikert, nevezetesen a Pipedrive CRM-be.
Sok esetben azért telepítjük SAP CX/CRM rendszert használó cégenél is a Pipedrive alkalmazást, mert az olyan erényekkel bír, amikkel amazok nem.
Miért Pipedrive?
Az első helyen mindenképpen az egyszerű használatot említeném.
A másodikon pedig azt a felépítési módot, hogy a főképernyő minden információt tartalmazzon, amelyek az értékesítés adott pillanatában a vevő megnyeréséhez szükségesek, és semmit, ami ezt a célt ott és akkor nem szolgálja.
Harmadiknak pedig a folyamat-szemléletet emelném ki. Mi olyan Pipedrive rendszereket építünk, amelyekben az értékesítő a vevőt azon a csövön végigvezeti (ezért a drive), ami a szerződés megkötéséhez vezet.
Addig egyszerűsítjük a folyamatot, amíg az értékesítők egy komfortosan használható szuper segédeszközt nem kapnak, amely segíti a munkájukat és nem gátolja, az adminisztrációt – ami minden értékesítő munkájának fő gátja – abszolút minimalizálva.
Adatok nyilván kellenek, de egyáltalán nem mindegy, hogy milyen adat és hogy keletkezik.
Ha a vevő hajszínének az ismeretével nyerhetünk, akkor azt az adatot kell a képernyőn megjeleníteni a kulcspillanatokban, hogy az értékesítő arra fókuszáljon, ha azonban az alkatánál fogva a vevő által preferált kommunikációs stílus meghatározásával, akkor annak, hogy mindig a lehető legnagyobb hatást legyünk képesek elérni az adott kommunikációs szituációban.
A szakszerű CRM-bevezetés lépései
A sikeres értékesítés megértése.
- Nemcsak azt kell feltérképezni, hogyan dolgozik ma a cég, hanem azt is, mitől nyernek üzleteket. Kik döntenek? Mi gyorsítja és mi lassítja a döntést? Milyen információ kell az értékesítőnek a következő lépéshez?
- A kívánt értékesítési folyamat megtervezése. Ez az egyik legfontosabb pont. A pipeline szakaszai ne egyszerű aktivitások legyenek – például „bemutató megtartva” vagy „ajánlat elküldve” –, hanem azt mutassák, hol tart a vevő a döntési folyamatában. Ez összhangban van az általunk kialakított Fastest Path to Close – A Leggyorsabb Út a Szerződéskötéshez logikával is.
Adatmodell kialakítása. El kell dönteni, milyen cégeket, személyeket, üzleteket, termékeket és egyedi mezőket kezelünk. Csak olyan adatot érdemes kötelezővé tenni, amelynek üzleti jelentősége van és valamilyen döntést támogat.
Következő lépés logikájának kialakítása. Egy professzionális CRM-ben lehetőleg ne legyen olyan aktív üzlet, amelynél nem világos: ki, mikor, kivel, mit fog tenni és milyen eredményt akar elérni.
Automatizálás csak ezután. Ha már tudjuk, hogyan kell működnie a folyamatnak, automatizálhatjuk például az utánkövetéseket, feladatkiosztást, értesítéseket, elakadt üzleteket, inaktív ügyfeleket és különböző triggerpontokat. Rossz folyamat automatizálásával csak gyorsabban csináljuk rosszul ugyanazt.
Integrációk megtervezése. E-mail, naptár, ERP, számlázó, telefon, weboldal, leadforrások stb. esetében előre tisztázni kell, melyik rendszer milyen adatnak a gazdája, és milyen irányban mozogjanak az adatok.
Adattisztítás és migráció. Nem érdemes a régi rendszer minden problémáját átköltöztetni az új CRM-be. Duplikációk, elavult kapcsolatok, hibás mezők és használhatatlan történeti adatok tisztítása szükséges.
Pilot és tesztelés. Először néhány valódi értékesítővel és valódi üzletekkel kell végigvinni a folyamatot. Itt derül ki, hogy a papíron logikusnak tűnő rendszer a gyakorlatban segíti vagy akadályozza az értékesítőt.
Oktatás üzleti helyzeteken keresztül. Nem azt kell megtanítani, hogy „itt lehet új dealt létrehozni”, hanem például: „Egy vevő érdeklődik, megtartottuk a bemutatót, de még nem ismerjük a döntéshozót. Mit csinálunk?” Így a felhasználó nem menüpontokat, hanem működési módot tanul.
Vezetői információk / dashboard és KPI-ok / kulcsfontosságú teljesítmány-mutatók. Nem pusztán azt érdemes mérni, hány deal van a pipeline-ban. Sokkal értékesebb például a konverzió, stage velocity / az egyes értékesítési stádiumokon eltöltött idő, a vevővesztési okok feltárása, a döntéshozók bevonásának aránya, a következő lépés minősége, az elakadt üzletek értéke és az átlagos lezárási idő.
Folyamatos optimalizálás. A CRM szoftver bevezetés nem a go-live, az elindítés napján ér véget. Néhány hónap után már adatokból látható, mi gyorsítja a lezárást, hol veszítünk üzleteket, melyik stage-ben / stádiumban akadnak el a dealek / ügyletek és mely értékesítési magatartások vezetnek nagyobb sikerhez. Ekkor kezd igazán értékessé válni a CRM, hiszen csak az a rendszer ér valamit, ami folyamatosan fejlődik.
A szakszerű CRM-bevezetés nem azt jelenti, hogy a jelenlegi működést belemásoljuk egy szoftverbe, hanem hogy megtervezzük a sikeresebb működést, és azt kódoljuk bele a CRM-be.
CRM-bevezetési és értékesítési folyamatdiagnosztika
A „Milyen mezőket szeretnének a CRM szoftverükben?” gyermeteg és sehová nem vezető kérdőív (ami túl későn kezdi vagy kihagyja a gondolkodást) helyett mi egy jól bevált CRM-bevezetési és értékesítési folyamatdiagnosztikai kérdőívet használunk, amelyből a végén gyakorlatilag levezethető a pipeline, az adatstruktúra, az automatizmusok, a riportok és a jogosultságok.
Itt a nagyvállalati rendszerekre alkalmazott kérdőív egy leegyszerűsített verzióját használjuk legalább annyiban, hogy a kérdések nem annyira szerteágazóak, mint ott, ahol annyi osztály munkáját kell összehangolni, mint égen a csillag.
Ugyanakkor az értékesítés menete és az ügyfelek is azonosak, ezért egyetlen fontos kérdés sem hagyható ki. Amit ki kell hagyni, az az, hogy ha egy osztály vagy egy feladatkör nem létezik, ott azt a feladatot ugyanannak a személynek kell ellátnia, ami csak úgy lehetséges, ha magát a feladat részletességét csökkentjük, és megvalósítható szintre redukálva adjuk ki és állítjuk be a rendszerben. Mellőzni azonban nem mellőzzük.
Még egy matrac vásárlást is közösen döntenek el a párok, nemhogy egy könyvelő, ügyvéd vagy beszállító kiválasztását egy vállalat.
Hogy érjük ezt el? Feladatot kap a vevő és feladatot fogalmazunk meg önmagunk számára is, amit tudatunk a vevővel. Elvégezzük a mi feladatunkat, elérjük, hogy a vevő is elvégezze az övét, majd progresszióként bemutatva a vevő megfelelő döntő embere elé állítjuk az eredményt, hogy mindenki tisztában legyen vele, előrébb léptünk egy hatalmasat a szerződéskötés irányában.